Começa preparação para que o SEI seja implantado em todos os campi do IFNMG

Da Reitoria para os campi. É esse o percurso do processo de implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), que está em pleno funcionamento na Reitoria do IFNMG desde o dia 14 de fevereiro deste ano. Agora, a comissão de implantação do SEI une forças para que o sistema seja utilizado também em todas as unidades do Instituto. Para isso, nos dias 27 e 28, foi realizada na Reitoria uma capacitação com 42 servidores dos 11 campi.

Segundo o assistente em administração, Warley Souza Dias, gestor de negócios do SEI, a proposta da capacitação consiste em formar agentes multiplicadores. “Foi uma capacitação mais complexa do que a capacitação oferecida aos servidores da Reitoria, pois o os servidores que aqui estiveram são os responsáveis por divulgar o sistema para os demais colegas nos campi. Quando for implantado, é claro que vai haver dúvidas e sugestões. Trata-se de um trabalho contínuo, mas já começou com uma resposta muito positiva e satisfatória”, afirmou Warley.

Que o diga a servidora Josilene de Fátima Cardoso de Sá, que é tecnóloga em Gestão Pública no IFNMG-Campus Diamantina. “O treinamento foi ótimo. O pessoal da comissão soube passar bem como vamos utilizar o sistema. Deu para aprender, e as nossas expectativas são as melhores, pois percebemos que o SEI é um sistema que chegou para agregar em todos os sentidos, com em relação à economia, à transparência e à agilidade”, destaca Josilene.

Eficiência

Para o diretor do Departamento de Compras, Danilo Medeiro dos Santos, coordenador da comissão de implantação do SEI, o trabalho constante que deve ser feito em prol da consolidação do SEI no IFNMG não é um problema, principalmente levando em consideração o resultado positivo que o sistema está alcançando nesses dois meses. “O resultado está sendo muito positivo. Nós temos mais de mil processos dentro do SEI e milhares de documentos produzidos, anexados. Em um primeiro momento, até apareceram algumas dúvidas, mas elas foram sanadas com a ajuda dos colegas”, informou.

No âmbito de gestão pública, o SEI, de acordo com Danilo, possui diversos compromissos. Um deles é a agilidade. “Só de pensar que, como o SEI, um processo do Campus pode sair e chegar no mesmo dia no setor da Reitoria que vai dar andamento ao processo. Antes, um malote ou uma correspondência poderia demorar dias para chegar ao setor responsável”, argumenta.

Sustentabilidade

A sustentabilidade é outro fator determinante. O diretor, que trabalha com os processos de licitação informa que, às vezes, produz uma ata que pode ter de 200 a 400 folhas. Com o sistema, basta gerar um arquivo em PDF com reconhecimento de caracteres para que se possa pesquisar dentro do texto. “Não é preciso imprimir nenhuma página”, aponta Danilo, que ainda conta que já vivenciou a experiência de alguns campi vir à Reitoria mais de uma vez no dia para entregar um processo urgente. “Na regra, isso não vai mais acontecer”, assegura.

O diretor da Diretoria de Gestão de Tecnologia da Informação, Christopher Morandi Mota, confirma a agilidade e a sustentabilidade do Sistema. “Um levantamento já identificou que a impressão de papéis da impressora que fica no protocolo reduziu pela metade”, comunica.

Quanto à segurança das informações geradas no SEI, Christopher garante que a estrutura do Instituto atende à demanda.”Temos toda a tecnologia necessária para promover a segurança do conteúdo digital produzido no SEI”, informa. Apesar disso, para o orçamento de 2018, será proposta a ampliação dos equipamentos para a guarda das informações.

Obrigação legal

A implantação do SEI visa atender, mais especificamente, ao disposto no Decreto nº 8.539/2015, o qual preconiza a obrigatoriedade de uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal.

Trata-se de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho, tendo como principais características a libertação do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real. Ou seja, o SEI possui as vantagens de reduzir custos e tempo, bem como possibilita localizar a tramitação dos processos.

O IFNMG é a 3ª instituição da Rede dos Institutos Federais que já vai atender ao decreto 8.539/2015. Até o fim deste ano, o SEI deverá ser implantado em todos os campi e unidades do IFNMG.